Tips para manejo del tiempo

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El equipo de PEPworldwide está compuesto por varios expertos a nivel internacional en el área de la productividad y el manejo del tiempo. Los Directores de las oficinas de PEPworldwide en Estados Unidos, China, Dinamarca, Hong Kong, Luxemburgo, Malasia, Holanda, Nueva Zelanda, Noruega, Filipinas, Polonia, Singapur, Taiwan, Inglaterra, Vietnam y Colombia compilaron la siguiente lista de tips que, ellos creen, son los que realmente hacen la diferencia entre la gente normal y la gente altamente productiva. Espero los disfrutes e implementes en tu vida laboral de ahora en adelante.

  • Evita la multitarea; ésta disminuye el enfoque y genera estrés (Estados Unidos)
  • Aprende a utilizar tu calendario y herramienta para agendar tareas de manera efectiva (China)
  • Genera citas contigo mismo en tu calendario para progresar trabajo importante y asegúrate de tratar estas citas de la misma manera en que tratas citas con terceros (Colombia)
  • Define reglas consistentes para archivar documentos y conocimiento, y síguelas!. Esta forma de gestionar el conocimiento ahorra mucho tiempo, dificultades y decepciones (Dinamarca)
  • Termina cada viernes haciendo un plan para la semana siguiente (Hong Kong)
  • Retoma el control de tus herramientas electrónicas en vez de permitir que éstas te interrumpan constantemente (Luxemburgo)
  • Haz las cosas bien la primera vez. Se eficiente y haz de esto un hábito (Malasia)
  • Mejora tu colaboración archivando documentos comunes en un disco compartido. Comparte documentos con un hipervínculo y no con una nueva copia en el email (Holanda)
  • Pregunta por qué antes de empezar una nueva pieza de trabajo. Entérate de que valor agrega y determina si es el mejor uso de tu tiempo (Nueva Zelanda)
  • Genera conciencia sobre tu área de responsabilidad. Esto te ayudará a asegurar que estás utilizando suficiente tiempo y energía en las áreas que realmente son importantes para ti (Noruega)
  • Progreso significa tomar acción a tiempo. Utiliza tu calendario de manera productiva (Filipinas)
  • No dupliques trabajo! Una vez hayas tocado un email, muévelo al siguiente paso lógico (Polonia)
  • Gestiona las tareas desde el principio. No dejes que las cosas se te salgan de las manos. Deja de posponer! (Singapur)
  • Prioriza. Haz lo importante y agrega valor a tu organización (Taiwan)
  • Dedica los primeros 45 minutos de tu día a progresar una prioridad mayor, después puedes abrir tu correo electrónico (Inglaterra)
  • Mantente enfocado en el resultado. No te distraigas por el 'ruido'. Apaga tu teléfono si debes concentrarte para completar una tarea rápidamente (Vietnam)
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Consejos prácticos para una planificación pre-navidad

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Increíble pero cierto, llegaron las fiestas. Podemos percibir su presencia a nuestro alrededor; las tiendas están llenas, el tráfico muy pesado, la familia planeando las vacaciones y todos tratando de lograr un equilibrio entre lo que nos queda por hacer en la oficina y los eventos sociales / familiares que se avecinan. No comiences a planificar para estas fechas una semana antes de la navidad; ahora es el tiempo perfecto para pensar hacia adelante. Así que con esto en mente, hemos tomado las mejores sugerencias de nuestros entrenadores PEP® y algunas muy útiles del internet para ayudarte a administrar exitosamente tu tiempo en estas fechas.

1. Define plazos y pon proyectos en marcha

- Te sugerimos que te tomes unas horas para
planear lo que debes completar antes de salir de vacaciones y para cuando; y agendar tiempo en tu calendario para hacerlo.
- Cuando estés haciendo tu lista de tareas pre-navidad es importante mantener el
foco, este no es un buen momento para empezar nuevos proyectos o añadir tareas extras a la lista. Identifica tus "funciones centrales" y enlista éstas primero.
- Identifica tus
prioridades, así sean relacionadas al trabajo, sociales o familiares. La llegada de la navidad afecta cada parte de nuestras vidas así que debes buscar el balance.
- Piensa en las dos primeras
semanas después de las vacaciones y completa cualquier preparativo que necesites hacer antes de irte, así no estarás estresado por ello durante el feriado.

2. Usa las vacaciones que se avecinan como una motivación para completar tareas que haz estado evadiendo
-Si haz completado el programa de PEP® seguramente la dilatación no es un problema para ti. Si no lo haz completado aún te contamos que la dilatación está muy presente en nuestras vidas y consiste en aplazar trabajo que no disfrutamos o para el que no nos sentimos preparados. Tener una motivación enfrente puede ayudarnos a tomar aquellos pasos que necesitamos tomar para completar una tarea complicada. Mira tu lista de tareas nuevamente y elige aquella actividad que tendrá el mayor impacto en tu trabajo y en tu salud mental una vez sea completada, y empieza por ahí.

3. Planea tu estrategia de salida del trabajo
- Establece las notificaciones de 'fuera de la oficina' en tu teléfono e email. Si tu cargo incluye servicio al cliente, entonces lleva este paso un poco más allá y dale a tus clientes un aviso personal de tu disponibilidad y a quién pueden contactar en tu ausencia. Tus clientes van a apreciar que te acerques a ellos en vez de recibir una notificación de 'fuera de la oficina' de manera automática.
- En la mayoría de organizaciones la carga laboral es
delegada a otros colaboradores durante las vacaciones. Si este es tu caso, identifica que trabajo necesita ser progresado mientras estés por fuera y quién será responsable de ello. Asegúrate de obtener aprobaciones, firmas necesarias antes de irte para que el trabajo no se detenga innecesariamente. Permite a gente clave saber donde contactarte en case de ser necesario.
- Si trabajas en una empresa multinacional o global, asegúrate de tomar en cuenta el calendario de tus
colegas en el extranjero y responder a cualquier requerimiento que éstos tengan antes de salir de vacaciones.

4. Haz una purga pre-fiestas
- Este es un buen momento para organizar tanto tu espacio físico como tu espacio virtual. Asegúrate de que cada cosa tenga su lugar y elimina o desecha lo que no te sirve más.

5. Planea tu regreso
- Agenda tiempo en tu calendario ahora para la gestión y limpieza post-feriado de emails y para ponerte al día con cualquier tema nuevo. Agenda una reunión con la persona que te estará reemplazando para revisar progreso y siguientes pasos.
- "Protege" tu primer día de regreso
extendiendo la notificación de 'fuera de la oficina' por un día más, permitiéndote así limpiar tu inbox y trabajo acumulado mientras estabas por fuera. En PEP® te recomendamos separara 1 hora por cada día que estuviste afuera para ponerte al día. Esto, claro, dependerá de las políticas de tu organización.

Seguir estos y otros pasos te va a ayudar a sentirte en control y reducir el estrés que normalmente se genera en estas fechas. Un poco de planificación te ayudará a disfrutar mucho más de tu descanso sin perder el control cuando regreses.

¡Felices fiestas para todos!

Administrando tu vida personal usando los principios de PEP®

Si haz completado PEP® seguro estás equipado con las mejores tácticas y estrategias para ser altamente productivo. Estas tácticas y estrategias pueden ser usadas más allá de tu lugar de trabajo. A continuación te damos algunos prácticos ejemplos para transformar tu vida en el hogar.
Organizar vacaciones o eventos
Te recomendamos que planifiques tus vacaciones o eventos de la misma manera que planificarías un proyecto en la oficina. Comienza creando un
mapa de memoria para aclarar tus ideas. Los mapas de memoria también te permiten planificar en colaboración con otros. Así, si estás planeando unas vacaciones puedes involucrar a los amigos o familia que te acompañarán o si estás organizando un evento puedes involucrar a proveedores, amigos, etc. Una vez hayas terminado el mapa de memoria, transfiere las decisiones a un plan de proyecto para facilitar el seguimiento y asegurar progreso.
Tareas del hogar
Te recomendamos que planifiques y grabes toda la información en un calendario familiar. Este calendario puede ser físico o electrónico dependiendo de la preferencia de tu familia.
-Comienza el año grabando en el calendario familiar todos los compromisos y fechas conocidas, como por ejemplo, comienzo y final de clases de los niños, semanas de vacaciones, cumpleaños, compromisos de negocios y otros similares. Este calendario puede luego ser dividido en planes mensuales y semanales mientras el año progresa.
-Cada domingo, revisa cualquier cambio para la semana entrante e incorpora nueva información (e.g. quién recogerá a los niños, quién trabajará hasta tarde, quién irá al gimnasio, qué clases extracurriculares tendrán los niños, etc) Al mismo tiempo, planea las comidas de la semana, prepara la lista de mercado y asigna responsabilidades.
Purga y poda
Así como debes hacerlo en la oficina, es tiempo de dejar la dilatación y empezar a limpiar el desorden.
-Revisa la pila de correo, facturas, comunicaciones del colegio, archivo pendiente, etc y aplica el principio de
"hazlo ya o decide ya" Si una tarea toma quince minutos o menos, hazlo inmediatamente. De otra manera, decide cuál será el próximo paso y sigue adelante.
-Limpia tus espacios siendo implacable, Si tienes objetos que no haz usado en el último año, probablemente no los usarás jamás. Aprende a deshacerte del desorden. Recuerdo el principio de
"un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar".

Podríamos continuar dándote ideas pero seguro ya entendiste el mensaje. Los principios de PEP® no son únicamente válidos para el ambiente laboral; si los aplicas en casa vas a descubrir un nuevo sentido de control y te liberarás para dedicarle tiempo a lo realmente importante: más tiempo con tu familia y contigo mismo.

Mantener la distancia: ¿Cómo mantener el control cuando se trabaja fuera de la oficina?

Trabajar remotamente se está convirtiendo en una alternativa popular para muchos. Trabajar en un ambiente tradicional de oficina es cada vez menos común. De hecho, para muchos, el trabajo remoto se ha convertido en una necesidad más que en una opción. A continuación te presentamos nuestros consejos para seguir siendo productivo cuando trabajes fuera de la oficina.
1. Asegúrate de tener lo que necesitas, donde lo necesitas.
Organiza tu información para que tengas todos tus archivos relevantes y herramientas necesarias a la mano. Herramientas como
Dropbox y Box son populares porque te ayudan a acceder a tus archivos en cualquier parte, desde cualquier dispositivo, y te proveen de un útil servicio de respaldo. Muchas compañías también tienen políticas que requiere que ciertos equipos o empleados tengan sus laptops o tabletas con ellos a toda hora.
2. Identifica con quién necesitas colaborar y la mejor manera de comunicarte con ellos.
Necesitarás inevitablemente tener conferencias con ciertos colegas; establece un protocolo para trabajar con otros en diferentes lugares. Ten claro que diferente gente prefiere diferentes métodos de comunicación, así que considera esto cuanto estés organizando la manera más eficaz de trabajar con ellos.
3. Mantén estándares profesionales.
Puede ser tentador pasarte todo el día trabajando en pijama - ¿nadie te va a ver, verdad? De cualquier manera, investigaciones han demostrado que vestirse demasiado casual, puede tener un efecto perjudicial en tu foco y en tu productividad. Como la psicóloga Dra Karen Pine mencionó en su artículo para la revista Forbes al respecto de este tema, "Cierta ropa tiene un significado simbólico para nosotros, por ejemplo un 'atuendo de trabajo profesional' o un 'vestuario de fin de semana relajado', cuando nos lo ponemos imprimimos en el cerebro el comportarnos de manera consistente con su significado". Así que mientras un traje puede que no sea necesario, ten esto en mente cuando te prepares para un día de trabajo fuera del ambiente corporativo.
4. Identifica en que momento del día eres más productivo.
Puede que seas una de esas personas que está en el pico de su productividad y enfoque a primera hora de la mañana; a otros, por ejemplo, les costará enfocarse antes de las 10am. Trabajar remotamente te ofrece la oportunidad de adaptar tus horas de trabajo a tus períodos más productivos. Obviamente, también necesitas tomar en cuenta los requerimientos de tu compañía y no olvidar nuestro segundo punto, considera los requerimientos de la gente con la que necesitas colaborar.
5. Siempre se claro en tus objetivos.
La claridad es esencial donde sea que estés trabajando. Siempre identifica tus tres objetivos más importantes, o tus 'rocas grandes' antes de empezar. Esto también te ayudará si tienes tendencia a dilatar o procastinar, lo cual puede exacerbarse si trabaja de manera remota.
Hay muchos otros consejos que podemos darte sobre como trabajar de manera remota, pero tenemos confianza en que si al menos tienes estos factores claves en mente, estarás en control inclusive cuando estés fuera de la oficina. En PEPworldwide:co creemos que no importa donde trabajas. Cómo trabaja es lo que hace realmente la diferencia.

Bienvenidos a nuestra publicación inaugural


¡Finalmente llegamos a Colombia y Ecuador!
Hemos estado muy ocupados formalizando la empresa en el nuevo territorio y estamos ansiosos de presentar PEP al mayor número posible de organizaciones. Sabemos que nuestro programa funciona y queremos ayudar a empresas colombianas y ecuatorianas a alcanzar su mayor potencial.

Debemos empezar diciendo que sabemos que el Internet está saturado de blogs sobre productividad, estrategias para manejar el tiempo, trabajo en equipo y más. Obviamente, ya que somos especialistas en productividad, no queremos contribuir con este desorden. Sin embargo, como líderes en nuestra industria, sentimos que estamos en una posición única para proporcionar consejos valiosos sobre la variedad de desafíos que enfrentan los ejecutivos y las empresas en el mundo laboral actual.

Así que lo que intentamos hacer con nuestro blog es ser como un filtro: vamos a analizar las últimas investigaciones sobre rendimiento de negocios, vamos a identificar nuevas tendencias y te presentaremos las últimas y mejores ideas para maximizar la eficiencia y eficacia - para que tú no tengas que hacerlo. Piensa en nosotros como control de calidad. Después de todo, en esto somos los mejores.

Entonces, ¿qué tipo de información encontrarás en nuestras publicaciones? Bueno, todas las anteriores y más. Además de nuestra selección de las últimas estrategias para incrementar la productividad, eficiencia, eficacia y trabajo en equipo; vamos a incluir publicaciones de profesionales de la industria, historias de clientes, reseñas de herramientas de productividad, eventos, entrevistas con líderes de la industria, noticias sobre PEPworldwide internacional y PEPworldwide:co y mucho más.

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